Vereinsordnung

Präambel

Diese Vereinsordnung konkretisiert und ergänzt die Satzung des Idiomadanza e.V. vom Januar 2025. Sie regelt die internen Abläufe und Verfahren des Vereins und ist für alle Mitglieder verbindlich.

I. Verfahren zur Mitgliedschaft

§ 1 Aufnahmeverfahren

(1) Für den Aufnahmeantrag ist das vom Verein bereitgestellte Formular zu verwenden, welches auf der Vereinswebsite (idiomadanza.de) zum Download bereitsteht oder beim Vorstand angefordert werden kann.

(2) Der Vorstand entscheidet über die Aufnahme innerhalb von vier Wochen nach Eingang des vollständigen Antrags.

(3) Im Falle einer Ablehnung (§ 6 Abs. 4 der Satzung) werden die Bewerber schriftlich informiert. Die Ablehnung muss nicht begründet werden.

§ 2 Rechte und Pflichten der Mitglieder

(1) Jedes Mitglied ist berechtigt, an den Veranstaltungen des Vereins teilzunehmen und die Vereinseinrichtungen gemäß der jeweils gültigen Nutzungsordnung zu nutzen.

(2) Anträge an den Vorstand sind schriftlich oder elektronisch (per E-Mail an mail[at]idiomadanza.de) zu richten. Der Vorstand bearbeitet die Anträge in angemessener Frist.

(3) Jedes Mitglied ist verpflichtet, dem Vorstand Änderungen der persönlichen Daten (Name, Adresse, Kontaktdaten, Bankverbindung) unverzüglich mitzuteilen.

§ 3 Beendigung der Mitgliedschaft

(1) Die Mitgliedschaft endet durch Austritt, Ausschluss oder Tod des Mitglieds. Der Austritt ist dem Vorstand schriftlich, bevorzugt per E-Mail, unter Einhaltung einer einmonatigen Frist zum Monatsende mitzuteilen. Maßgeblich für die Fristwahrung ist der Eingang der Austrittserklärung beim Vorstand.

(2) Der Vorstand teilt dem betroffenen Mitglied den Ausschlussbeschluss schriftlich mit und begründet diesen. Dem Mitglied wird innerhalb einer Woche Gelegenheit zur schriftlichen Stellungnahme gegeben. Der Vorstand berücksichtigt die fristgerecht eingegangene Stellungnahme bei seiner Entscheidung. Geht innerhalb der Frist keine Stellungnahme ein, entscheidet der Vorstand auf Grundlage der vorliegenden Informationen.

II. Vereinsbetrieb

§ 1 Trainingsbetrieb

(1) Die Bekanntgabe erfolgt in geeigneter Form, insbesondere per E-Mail, über die Vereinswebsite (idiomadanza.de) und/oder durch Aushang an den Trainingsorten.

(2) Die Teilnahme am Training erfolgt auf eigene Gefahr. Der Verein haftet nur für Schäden, die er oder seine Erfüllungsgehilfen vorsätzlich oder grob fahrlässig verursacht haben.

(3) Die jeweils gültige Nutzungsordnung ist auf der Vereinswebsite (idiomadanza.de) einsehbar und/oder am Trainingsort ausgehängt.

§ 2 Veranstaltungen

(1) Die Planung und Durchführung von Veranstaltungen obliegt dem Vorstand oder einem von ihm beauftragten Gremium.

(2) Die Mitglieder werden in der Regel mindestens zwei Wochen vor der Veranstaltung über geplante Veranstaltungen informiert. Die Information erfolgt in geeigneter Form, insbesondere per E-Mail, über die Vereinswebsite (idiomadanza.de) und/oder durch Aushang.

(3) Für die Teilnahme an bestimmten Veranstaltungen kann der Vorstand Gebühren festlegen. Die Höhe der Gebühren und die Zahlungsmodalitäten werden den Mitgliedern rechtzeitig vor der Veranstaltung bekannt gegeben.

§ 3 Kommunikation

(1) Die offizielle Kommunikation des Vereins erfolgt per E-Mail an die bekannten E-Mail-Adressen der Mitglieder, über die Vereinswebsite (idiomadanza.de), Social Media-Kanäle und durch Aushänge an den vereinseigenen oder genutzten Standorten.

(2) Es liegt in der Verantwortung der Mitglieder, dem Verein Änderungen ihrer E-Mail-Adresse unverzüglich mitzuteilen.

III. Verfahren der Vereinsorgane

§ 1 Vorstandssitzungen

(1) Der Vorsitzende beruft die Vorstandssitzungen nach Bedarf ein. Eine ordentliche Vorstandssitzung findet mindestens einmal pro Quartal statt. Die Einberufung erfolgt unter Angabe von Ort, Datum, Uhrzeit und Tagesordnung.

(2) Die Einladung zu Vorstandssitzungen erfolgt schriftlich per E-Mail unter Angabe der Tagesordnung mit einer Frist von sieben Tagen. Die Einladung gilt als zugestellt, wenn sie sieben Tage vor der Sitzung per E-Mail an die zuletzt bekannte E-Mail-Adresse des Vorstandsmitglieds versandt wurde. In dringenden Fällen kann der Vorsitzende zu einer kurzfristigen Sitzung einladen. Die Gründe für die Dringlichkeit sind den Vorstandsmitgliedern mitzuteilen.

(3) Der Vorstand ist beschlussfähig, wenn mindestens die Hälfte seiner Mitglieder anwesend ist.

(4) Beschlüsse des Vorstands werden mit einfacher Mehrheit der anwesenden Mitglieder gefasst. Bei Stimmengleichheit entscheidet die Stimme des Vorsitzenden.

(5) Über jede Vorstandssitzung wird ein Protokoll geführt, das vom Schriftführer erstellt und vom Vorsitzenden gegengezeichnet wird. Das Protokoll enthält mindestens die gefassten Beschlüsse, die Anwesenheitsliste and die wesentlichen Diskussionspunkte. Das Protokoll wird den Vorstandsmitgliedern innerhalb von 30 Tagen zugesandt.

§ 2 Mitgliederversammlung

(1) Die Einladung zur Mitgliederversammlung erfolgt mindestens zwei Wochen vor dem Versammlungstermin unter Bekanntgabe der Tagesordnung per E-Mail an die zuletzt bekannte E-Mail-Adresse der Mitglieder. Die Einladung gilt als zugestellt, wenn sie 14 Tage vor der Versammlung per E-Mail versandt wurde. In der Einladung sind Ort, Datum, Uhrzeit und die wesentlichen Punkte der Tagesordnung anzugeben.

(2) Die Mitgliederversammlung kann als Präsenzveranstaltung, hybrid oder virtuell durchgeführt werden. Die Rechte der Mitglieder bei virtuellen Versammlungen werden im Rahmen der Einladung erläutert. Der Vorstand stellt sicher, dass bei virtuellen und hybriden Versammlungen die Rechte der Mitglieder, insbesondere das Rede-, Antrags- und Stimmrecht, in angemessener Weise gewahrt werden. Die technischen Details und das Verfahren werden in der Einladung zur jeweiligen Versammlung erläutert.

(3) Anträge zur Mitgliederversammlung müssen dem Vorstand mindestens eine Woche vor dem Versammlungstermin per E-Mail vorliegen.

(4) Die Wahlen zum Vorstand erfolgen offen per Handzeichen, sofern kein Mitglied eine geheime Wahl per Stimmzettel beantragt. Gewählt ist, wer die einfache Mehrheit der abgegebenen gültigen Stimmen erhält. Bei Stimmengleichheit erfolgt eine Stichwahl. Ungültige Stimmen werden bei der Ermittlung der Mehrheit nicht berücksichtigt.

IV. Finanzordnung

Diese Finanzordnung dient der Regelung der finanziellen Angelegenheiten des Idiomadanza e.V. (im Folgenden: Verein). Ziel ist es, eine ordnungsgemäße und transparente Finanzverwaltung sicherzustellen, die den Grundsätzen der Gemeinnützigkeit entspricht.

§ 1 Grundsätze

(1) Die finanziellen Mittel sind nach den Grundsätzen der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit zu verwalten.

(2) Der Haushaltsplan ist Grundlage für das Finanzgebaren des Verein. Ansprüche und Verbindlichkeiten Dritter werden durch ihn weder begründet noch aufgehoben.

(3) Die Mittel des Vereins dürfen nur für die in der Satzung festgelegten Zwecke verwendet werden.

(4) Der Verein hat die Finanzwirtschaft so zu planen, dass die Erfüllung der Vereinsaufgaben gesichert ist.

§ 2 Aufstellung des Haushaltsplans

(1) Der Vorstand erstellt jährlich einen Haushaltsplan, der der Mitgliederversammlung zur Genehmigung vorzulegen ist (§ 10 Abs. 3 Vereinssatzung).

(2) Der von der Mitgliederversammlung genehmigte Haushaltsplan ist für den Verein verbindlich.

§ 3 Veranschlagung und Gliederung

(1) Im Haushaltsplan sind die Einnahmen und Ausgaben nach dem Kontenplan des Vereins zu gliedern.

(2) Bei jeder Haushaltsstelle sind neben der Bezeichnung und dem geplanten Budget auch die entsprechenden Werte des Vorjahres sowie die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben der beiden vorangegangenen Geschäftsjahre anzugeben.

§ 4 Abgrenzung nach Geschäftsjahren

(1) Der Haushaltsplan ist für den Zeitraum eines Geschäftsjahres aufzustellen (§ 1 Abs. 3 Vereinssatzung).

§ 5 Deckungsfähigkeit

(1) Innerhalb des Haushaltsplans können Ausgaben zwischen einzelnen Haushaltsstellen verschoben werden, sofern die Gesamtdeckung des Haushaltsplans nicht gefährdet ist. Der Vorstand dokumentiert diese Umschichtungen.

§ 6 Haushaltsausgleich

(1) Der Verein ist bestrebt, einen ausgeglichenen Haushalt zu führen.

(2) Der Vorstand legt der Mitgliederversammlung mit dem Haushaltsplanentwurf einen Vorschlag zur Höhe der Mitgliedsbeiträge und gegebenenfalls Umlagen vor. Die Mitgliederversammlung beschließt über die Höhe der Beiträge und Umlagen.

§ 7 Ausführung des Haushaltsplans

(1) Der Vorstand ist für die Ausführung des Haushaltsplans verantwortlich.

(2) Der Vorstand ist im Rahmen des genehmigten Haushaltsplans zur Tätigung von Ausgaben berechtigt.

(2a) Zahlungen über 3.000 Euro bedürfen eines vorherigen Vorstandsbeschlusses.

(3) Die Mittel des Vereins dürfen nur für satzungsgemäße Zwecke verwendet werden.

(4) Überschüsse sind dem Vereinsvermögen zuzuführen.

§ 8 Überplanmäßige und außerplanmäßige Ausgaben

(1) Über- und außerplanmäßige Ausgaben sind nur in unabweisbaren Fällen und bei gesicherter Deckung zulässig. Der Vorstand entscheidet über die Genehmigung und dokumentiert die Gründe und die Deckung. Die Mitgliederversammlung ist über wesentliche über- und außerplanmäßige Ausgaben zu informieren.

§ 9 Vorläufige Haushaltsführung

Liegt zu Beginn des Geschäftsjahres ein rechtswirksamer Haushaltsplan nicht vor, so dürfen nur Ausgaben geleistet werden, zu deren Zahlung eine rechtliche Verpflichtung besteht oder die für die Weiterführung notwendiger Aufgaben unaufschiebbar sind.

§ 10 Kassenwart

Zum Aufgabenbereich des Kassenwart gehören insbesondere: (1) Einzug von Beiträgen, Umlagen und Aufnahmegebühren. (2) Verwaltung des Vereinsvermögens. (3) Führung der Kasse bei Veranstaltungen. (4) Vorbereitung der Buchführung und des Jahresabschlusses. (5) Der Kassenwart verfügt über Kontovollmacht.

§ 11 Zahlungsverkehr und Rechnungsbelege

(1) Der Zahlungsverkehr ist ordnungsgemäß, sicher und wirtschaftlich durchzuführen.

(2) Jede Rechnung ist vor Anweisung auf ihre sachliche und rechnerische Richtigkeit zu prüfen und mit einem entsprechenden Vermerk zu versehen.

§ 12 Buchführung

(1) Der Vorstand ist für die ordnungsgemäße Buchführung und die Erstellung des Jahresabschlusses verantwortlich.

(2) Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung sind zu beachten; Buchungen und sonstige Aufzeichnungen sind vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und nachprüfbar vorzunehmen.

(3) Über jeden Geschäftsvorfall muss ein Beleg vorhanden sein; es darf keine Buchung ohne Beleg vorgenommen werden.

(4) Belege müssen den Tag der Einnahme/Ausgabe, den Betrag und den Verwendungszweck enthalten.

§ 13 Rechnungsabgrenzung

(1) Alle Einnahmen und Ausgaben sind in der Rechnung des Jahres zu erfassen, in dem sie eingegangen oder geleistet worden sind.

(2) Einnahmen und Ausgaben im Folgejahr, die sich auf einen zum abgelaufenen Geschäftsjahr gehörigen Zeitraum beziehen, sind rechnungsmäßig abzugrenzen.

§ 14 Finanzabschlussbericht

(1) Der Vorstand hat am Ende des Geschäftsjahres die Konten abzuschließen und den Jahresabschluss (EÜR) zu erstellen. Die Salden werden im Finanzabschlussbericht übernommen.

(2) Im Finanzabschlussbericht sind außer den tatsächlichen Werten, die Werte aus dem Haushaltsplan aufzuzeigen sowie die Abweichungen zwischen den kalkulierten Werten aus dem Haushaltsplan mit den tatsächlichen Werten aus dem Finanzabschlussbericht.

§ 15 Revision

(1) Die Mitgliederversammlung wählt einen Revisor und einen stellvertretenden Revisor, die die Kassenführung und den Jahresabschluss prüfen und der Mitgliederversammlung Bericht erstatten (§ 12 Abs. 1 Satzung).

(2) Die Revisoren sind zu außerordentlichen Prüfungen berechtigt. Ist nur der Revisor oder der stellvertretende Revisor anwesend, kann die Mitgliederversammlung mit einfacher Mehrheit beschließen, dass dieser die Revision alleine durchführt. Fehlen beide, ist die Revision nicht möglich.

(3) Die Revision revidiert die finanziellen Tätigkeiten des Vorstands. Sie nimmt Einsicht in alle finanziellen Dokumente des Vereins. Alle steuerlichen und rechtlichen Dokumente müssen vollständig sein. Die Revisoren überprüfen die Kasse. Sie kontrollieren z.B., ob alle Ausgaben und Einnahmen dem Haushaltsplan entsprechen und ob sie korrekt aufgeführt wurden. Die Bilanz muss mit dem Jahresabschluss übereinstimmen. Außerdem kontrolliert sie/er, ob Mitgliedsbeiträge, Spenden und Rückerstattungen ordentlich gezahlt wurden. Sachspenden müssen gesondert kenntlich gemacht werden. Außerdem ist zu prüfen, ob alle Vermögenswertgegenstände korrekt in den Büchern aufgeführt sind. In der Revision wird kontrolliert, ob alle Belege vorhanden sind und in den Buchungen korrekt aufgeführt wurden. Überdies verifizieren die Revisoren, ob der Verein alle Vereinsmittel zweckmäßig und satzungsgemäß verwendet hat, ob die Vereinsziele bei der Haushaltsplanung berücksichtigt und im Geschäftsjahr verfolgt wurden, und ob das Rücklagenkonto noch im Sinne der Gemeinnützigkeit steht. Zudem kontrollieren sie, ob alle finanziellen Beschlüsse der Mitgliederversammlung durchgesetzt wurden.

§ 16 Entlastung

(1) Die Revisoren haben den geprüften Finanzabschlussbericht mit dem Revisionsbericht der ordentlichen Mitgliederversammlung bekanntzugeben.

(2) Der Revisionsbericht ist Grundlage für die Entlastung des Vorstands. Elementare Pflicht der Revisoren ist es, der Mitgliederversammlung jegliche Mängel und Unregelmäßigkeiten bei der Rechnungslegung oder Zahlungsabwicklung mitzuteilen. Gleichzeitig müssen sie alles unterlassen, was die Vereinsmitglieder schädigen könnte.

(3) Die Mitgliederversammlung beschließt über die Entlastung des Vorstands auf Grundlage des Berichts der Revisoren (§ 12 Abs. 3 Satzung).

§ 17 Ehrenamtliche Tätigkeit, Ehrenamtspauschale und Aufwendungsersatz

(1) Die Vereins- und Organämter werden grundsätzlich ehrenamtlich ausgeübt (§ 4 Abs. 1 der Satzung).

(2) Im Rahmen der haushaltsrechtlichen Möglichkeiten können für bestimmte ehrenamtliche Tätigkeiten, insbesondere für die in § 4 Abs. 2 der Satzung genannten Funktionen, eine Ehrenamtspauschale gewährt werden. Die maximale Höhe beträgt 840 Euro pro Jahr.

(3) Mitglieder und Mitarbeiter des Vereins haben einen Anspruch auf Aufwendungsersatz nach § 670 BGB für nachgewiesene Aufwendungen, die im Zusammenhang mit ihrer Tätigkeit für den Verein entstanden sind (§ 4 Abs. 5 der Satzung). Hierzu zählen insbesondere Fahrtkosten, Reisekosten, Porto, Telefon und Materialkosten. Der Anspruch muss innerhalb von zwei Monaten geltend gemacht werden.

§ 18 Fahrtkostenerstattung

(1) Für vom Vorstand genehmigte Fahrten mit dem eigenen Kraftfahrzeug wird eine Entschädigung gemäß Bundesreisekostengesetz (BRKG) oder einer Kilometerpauschale gezahlt.

§ 19 Vergütung von Ausbildern und Übungsleitern

(1) Die Höhe der Aufwandsentschädigung wird im Haushaltsplan veranschlagt.

(2) Mit dem Entwurf des Haushaltsplans hat der Vorstand der ordentlichen Mitgliederversammlung die Höhe der Aufwandsentschädigung vorzuschlagen; die Beschlussfassung erfolgt durch die Mitgliederversammlung.

V. Beitrags- und Gebührenordnung

§ 1. Grundsatz

(1) Diese Beitrags- und Gebührenordnung regelt die Beitragsverpflichtungen der Mitglieder und die Gebühren für Nichtmitglieder. Sie ist nicht Bestandteil der Satzung.

§ 2 Mitgliedsbeiträge und Mitgliedschaft

(1) Der Jahresbeitrag ist in den monatlichen Spartenbeiträgen enthalten und wird durch diese abgedeckt.

(2) Die Mindestmitgliedschaftsdauer beträgt drei Monate.

(3) Der Jahresbeitrag beträgt: Mitglieder bis 13 Jahre: 12 € / 17 Jahre: 25 € / ab 18 Jahre: 50 €

(4) Der Vorstand kann auf schriftlichen Antrag eine Beitragsbefreiung oder -ermäßigung gewähren (z.B. bei ehrenamtlicher Tätigkeit, finanzieller Notlage oder Amtsträgern).

(5) Die monatlichen Spartenbeiträge sind am ersten Werktag eines jeden Monats im Voraus fällig.

(6) Die Aufnahmegebühr beträgt 11 € und wird mit der ersten Lastschrift eingezogen.

§ 3 Kurzzeitmitgliedschaft / Einzelangebote / Gebühren für Nichtmitglieder

(1) Für einzelne Unterrichtsstunden (60 Minuten) wird eine Gebühr von 15 € erhoben.

(2) Für Workshops wird eine Gebühr von bis zu 20 € pro Unterrichtseinheit erhoben.

§ 5 Vereinskonto

Kontoinhaber: Idiomadanza e.V. | IBAN: DE44 7505 0000 0027 7665 26 | BIC: BYLADEM1RBG

Anlage: Spartenbeiträge Bachata

Erwachsene: 39 € / Monat | Studenten/Schüler/Azubis (mit Nachweis): 19 € / Monat

VI. Datenschutzkonzept

§ 1 Verantwortlicher und Kontaktdaten

Verantwortlicher: Idiomadanza e.V.
Metzgerweg 48, 93055 Regensburg | mail[at]idiomadanza.de | idiomadanza.de

§ 2 Zwecke der Datenverarbeitung

Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten zum Zweck der Mitgliederverwaltung, des Sportbetriebs, der Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit sowie zur Erfüllung satzungsgemäßer Zwecke und rechtlicher Verpflichtungen.

§ 4 Kategorien personenbezogener Daten

Verarbeitet werden Personenstammdaten, Kontaktdaten, Mitgliedschaftsdaten, Bankverbindungsdaten sowie sportliche Daten und Foto-/Videoaufnahmen (mit Einwilligung).

VII. Schutzkonzept

Der Idiomadanza e.V. verfolgt eine Null-Toleranz-Politik gegenüber jeglicher Form von sexualisierter Gewalt. Wir schaffen eine Atmosphäre des Vertrauens und des Respekts. Körperliche Berührungen erfolgen ausschließlich im Rahmen des sportlichen Trainings zur Korrektur.

§ 2 Ansprechpersonen

Patricia Klebl und Christoph Hartmann (mail+sichertanzen[at]idiomadanza.de). Es werden regelmäßige Schulungen für Trainer durchgeführt und erweiterte Führungszeugnisse eingeholt.

VIII. Schlussbestimmung

§ 1 Änderungen der Vereinsordnung

Änderungen der Vereinsordnung werden von der Mitgliederversammlung mit einfacher Mehrheit beschlossen.

Diese Vereinsordnung tritt mit dem Beschluss der Mitgliederversammlung am 15.07.2025 in Kraft.